Det kan være nødvendig at definere en opbevaringspolitik af hensyn til GDPR eller for at mindske størrelsen på ens postkasse. Sådan gør du.
Log ind i Office 365 administration.
Bruger skal bruge en E3 licens.
- Gå ind på Microsoft Purview-compliance-portal [https://compliance.microsoft.com/homepage]
Klik på: Administration af datalivscyklus > Exchange (ældre)
Klik på. MRM-opbevaringsmærkater
Skriv et navn til den nye opbevaringsmærkater i feltet Navn . for eksempel: 12 mdr. til arkiv.
Klik på: Automatisk på hele postkassen (standard) Den ville være aktiv på alle mapper og arkiver.
Klik Næste
Opsæt som ønsket med dage og om den skal flytte til arkiv eller slette:
Klik Næste > Indsend.
2. Klik nu på siden MRM-opbevaringspolitikker skal du vælge Ny politik.
Skriv et navn til den nye opbevaringspolitik i feltet Navn . for eksempel 12 mdr. til arkiv.
Vælg + Tilføj mærke og tilføj det mærke du har opsat.
Klik Næste > Indsend.
3. Gå nu tilbage til Exchange admin center.
Klik på Mailboxes.
Klik på den ønsket bruge som skal bruge 12 mdr. til arkiv.
Klik på Mailbox > Manage mailbox policies
Vælg din policy under Retention policy.
Gem.
4. Klik på Others > Mailbox archive.
Arktivere nu Mailbox archive.
Som standard får du 100 gb arkiv plads skal du have ubegrænset skal det tilkøbes.
Arkiverings politik kører 1 gang om dagen.
Sig ikke til kunder at det virker før dagen efter. 24 timer
det er en “Managed Folder Assistant” der håndterer arkiveringspolitiker.
Hvis man logger ind i postkasse kan man se at der er kommer en ny postkasse der hedder online arkiv
Hvor alle de arkiverede mails ligger i.
Arkivpolitikker er kun med i disse Office/Microsoft Business 365 som standard
• Exchange Online Plan 1
• Exchange Online Kiosk
• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium (Exchange Online Archiving is included in plan)
• Office 365 E1
• Office 365 A1
• Office 365 G1
• Office 365 F3
• Microsoft 365 F3
Der kan tilføjes et addon til disse pakker
• Office 365 A3
• Office 365 A5
• Office 365 E3
• Office 365 E5
• Exchange Online Plan 2
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 F5 Compliance
Det er dette addon https://www.microsoft.com/da-dk/microsoft-365/exchange/microsoft-exchange-online-archiving-email?market=dk